Guarda de prontuário: o que a lei e a sua profissão pedem

Três perguntas decidem como você guarda o prontuário: por quanto tempo, em que meio e o que o sistema precisa garantir. A lei responde uma parte, e o seu conselho responde o resto, nem sempre do mesmo jeito. Este guia põe as normas lado a lado, com o artigo de cada uma, e diz o que a Blummy faz e o que ela não faz.

O que a Lei 13.787/2018 diz

A lei é de 27 de dezembro de 2018 e trata de dois assuntos: digitalizar prontuário de papel e usar sistemas informatizados para guardar e manusear prontuário de paciente. Ela fala em “prontuário de paciente” e não nomeia profissões.

• Digitalizar exige assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento, reproduzir todas as informações do original e usar certificado digital da ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito (art. 2º).
• O papel só pode ser destruído depois de digitalizado, cumpridos esses requisitos e com a análise de uma comissão de revisão de prontuários (art. 3º).
• Os meios de armazenamento devem proteger o documento digital contra acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados (art. 4º).
• Passados 20 anos do último registro, o prontuário em papel ou digitalizado pode ser eliminado (art. 6º). A regra vale para todos os prontuários de paciente, inclusive os gerados e mantidos desde o início de forma eletrônica (§ 5º).
• Em vez de eliminar, o prontuário pode ser devolvido ao paciente (§ 2º). A eliminação preserva a intimidade e o sigilo (§ 3º) e fica registrada (§ 4º).

Repare no verbo: passados os 20 anos, os prontuários “poderão ser eliminados”. O prazo é um mínimo, não uma ordem de apagar. A lei também deixa detalhes técnicos para regulamento, inclusive prazos diferentes (art. 2º, § 3º, e art. 6º, § 1º). Na conferência de 12 de outubro de 2026, não encontramos um regulamento específico dela, e por isso as exigências mais concretas sobre sistemas vêm, por ora, das normas dos conselhos.

Cada profissão, lado a lado

As normas abaixo foram lidas nos sites oficiais em 12 de outubro de 2026. A única alteração que encontramos é a da Res. CFP 05/2010, que só trocou a ordem de dois incisos do art. 2º da Res. CFP 01/2009. Fora isso, até onde conferimos, nenhuma norma posterior as altera ou revoga.

Os números não batem porque as normas nasceram em momentos diferentes: as do COFFITO são de 2012, seis anos antes da lei; a do CFFa, de 2025, já adotou os 20 anos; e o Manual do CFP aplica a lei aos prontuários em serviços de saúde. Se você atende como autônoma e não sabe qual prazo o seu conselho aplica ao seu caso, pergunte a ele. Até ter a resposta, a escolha prudente é não eliminar nada antes de 20 anos.

Para quem atende criança

O Manual do CFP diz que o prazo de 5 anos “não deve ser tomado como parâmetro para crianças e adolescentes”. Ele lembra que o Estatuto da Criança e do Adolescente tem sido interpretado como exigência de preservar as informações até a maioridade, aos 18 anos completos, quando passam a valer os demais prazos da lei. O Manual é escrito para a Psicologia; pergunte ao seu conselho se a mesma cautela vale para a sua área.

O que um sistema eletrônico precisa garantir

Três palavras aparecem em toda conversa sobre prontuário eletrônico, e a ANPD as define. Integridade: o dado não foi modificado ou destruído de forma não autorizada ou acidental. Autenticidade: dá para saber quem produziu, alterou ou destruiu a informação. Confidencialidade: o dado não fica disponível a quem não está autorizado (Res. CD/ANPD 15/2024, art. 3º).

A Lei 13.787 pede essas garantias na digitalização (art. 2º) e proteção contra acesso, alteração e destruição não autorizados no armazenamento (art. 4º). O CFP orienta quem usa sistema de terceiros a conferir se ele assegura a autenticidade e a segurança do conteúdo e se o formato garante a estrutura mínima do registro. E, desde abril de 2026, o Estatuto dos Direitos do Paciente garante ao paciente o direito de exigir que o prontuário seja mantido em segurança (Lei 15.378/2026, art. 19). O texto fala em “prontuário médico”: confirme com o seu conselho como ele alcança a sua profissão.

Sobre assinatura, a Lei 14.063/2020 distingue três níveis: a simples, que identifica quem assina; a avançada, ligada ao signatário de forma unívoca e que torna detectável qualquer modificação posterior; e a qualificada, que usa certificado digital da ICP-Brasil (art. 4º). Das normas lidas aqui, só a do CFFa liga a validade do prontuário eletrônico “para todos os fins” a uma assinatura avançada ou qualificada (art. 6º).

Antes de confiar a guarda a um sistema, faça-lhe estas perguntas. O Manual do CFP pede que quem usa sistema pago leia, desde a adesão, as cláusulas sobre descarte.

• O registro finalizado pode ser editado ou apagado? Se for corrigido, ficam a data e o autor da correção?
• Fica registrado quem abriu cada registro?
• Consigo exportar tudo, em formato legível, quando quiser?
• O que acontece com os dados se eu cancelar ou excluir a conta? E no descarte, depois do prazo?
• O sistema assina? Com que tipo de assinatura?

Como a Blummy ajuda

Na Blummy, o registro finalizado não se edita nem se apaga pelo app: a correção entra como adendo, com data e autor. Documentos e relatórios ganham versão nova em vez de serem sobrescritos, e cada arquivo guarda a sua impressão digital (SHA-256), que a exportação confere. Abrir um registro, um documento ou um relatório fica registrado, só com identificadores, e hoje esse histórico não tem tela para você consultar. Em Configurações, Privacidade e dados, o botão “Baixar todos os meus dados” gera um ZIP com o prontuário legível de cada paciente; ele não é cifrado, então guarde-o como guardaria o papel. A Blummy não assina: finalizar preserva o registro, mas não é assinatura eletrônica avançada nem qualificada. Também não aplica prazo de guarda por profissão: o prazo é seu. Excluir a conta remove os registros depois de 7 dias de espera, em que você pode desistir; por isso, exporte antes. Nenhum conselho certificou ou aprovou a Blummy.